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参加展会前须做足准备工作

2015-05-31 16:33:46 来源: 字号:【


 
据国外专门机构的调查,参观者对展会各因素的记忆顺序包括:展品吸引力39%,操作演示25%,展台设计14%,展台人员表现10%,散发资料8%,展出者的名气4%。由此可见,参展商并不是有名气就可高枕无忧了,关键在于展会现场的表现。
首先,展品选择是第一位的。展品是给观摩者留下印象的最重要因素。
展品选择应依据三项原则:
1、针对性,
2、代表性,
3、独特性。
针对性是指展品要符合展出的目的、方针、性质和内容。
代表性是指展品要体现展出者的高新技术,生产能力及本行业特点。
独特性是指展品要有自己的独到之处,与同类产品相比,明显有别。 
若一旦决定参加某一个展览会,则需尽速开始进行筹备。以下是我们建议展出者不妨从这几方面入手: 
    1) 展品选择:展品是参展商能直接给观摩者留下印象的最重要因素。据不完全统计,在参观这的记忆因素中,展品具有吸引力可占到 39%的比重,因此,应给予特别的重视。选样三原则: 
       a) 针对性 ---- 是指展品要符合展出的目的,方针,性质和内容。 
       b) 代表性 ---- 是指展品要体现展出者的高新技术,生产能力及本行业特点。    
       c) 独特性 ---- 是指展品要有自己的独到之处,以便与其他同类产品相比,明显有别。 
   2) 展示方法:展品本身在大部分情况下,并不能说明其全部性能,显示全部特征,需要通过借助其他材料或 设备等手段,来加以说明,强调及渲染。要考虑让参观者在现场积极参与,并准备一些小包装样品免费派发。这些都是为了引起参观者的兴趣 ,增加客商们的购买欲。 
    
  3) 展台设计:从表面上看,展台设计的任务应着重美观,其实,并非如此简单。主要是展台要能充分反映出参展商的形象,能吸引参观者的注意力。因此,还要注意以舷录傅悖篴 
      a) 展台设计要与整体的贸易气氛相协调; 
      b) 展台设计是为了衬托展品,不可 喧宾夺主;
      c) 展台设计需考虑参展商的公众形象,不可过于标新立异;
      d) 展台设计时,不要忽略展示,会谈,咨询和休息等基本功能。 
  4) 人员配备:它是展览成功与否的关键所在。展台的人员配备可从四个方面加以考虑:
      a) 按展览会 的性质选派合适类型或相关部门的人员;
      b) 根据工作量的大小来决定人员数量;
      c) 注重人员的基本素质; 
      d) 加强专业知识的培训及产品性能的了解 , 如专业知识、产品性能、演示方法等等。展台人员要结合参展商品的特点,灵活应对。如果大众消费品应着力树立品牌形象,在消费者中形成亲和力;如系新产品,须大力宣传其与众不同之处;产品如具独创性,则应强调其在技术上的突破性。 
  5.客户邀请。展览会上若能顾客盈门当然求之不得,便有时难免会出现门庭冷落的情况。这就要求参展者除了被动地等客户到,还要有意识地请客户来。可采取直接登门拜访、通过媒体做广告、现场宣传,派发资料等手段,邀请和吸引客户。总之,要未雨绸缪,把工作做在前面 
   
 附表: 参观者记忆统计因素 展品有吸引力 39%     操作演示 25%     展台设计 14%     展台人员表现 10%     散发资料 8%     展出者的名气 4% 
    

 以下是多年来国外参展所积累的专业经验,仅供各位参考: 
   计划时间表:    
 (一)12 个月前 
   1、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面,综合专家意见,选定全年展览计划; 
   2、与展览主办单位或代理公司进行联系取得初步资料; 
   3、选定场地;(一般而言,首次参加国际大展,较难取得最佳位置); 
   4、了解付款形式,考虑汇率波动,决定财务计划
  

(二)9个月前    

    1、设计展览结构;  

    2、取得展览管理公司的设计批准;   
    3、选择并准备参展产品;      
    4、与国外潜在客户及目前顾客联络;  
    5、制作展览宣传册;     
(三)6 个月前     
    1、以广告或邮件等进行推广活动;  
    2、确定旅行计划;     
    3、支付展览场地及其他服务所须预先付款;  
    4、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等、并准备必要和翻译;   
    5、安排展览期间翻译员;    
    6、向服务承包商及展览组织单位定购广告促销;    
(四)3 个月前    
    1、继续追踪产品推广活动;   
    2、最后确定参展样品,并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品,帖上公司标签,赠送索取样品的客商;     3、将展位结构设计做最后的决定;   
    4、计划访客回应处理程序;    
    5、训练参展员工;     
    6、排定展览期间的约谈; 
    7、安排展览现场或场外的招待会; 
    8、购买外汇;     
(五)四天前   
     1、将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放人公事包; 
     2、搭乘飞机至目的地;    
(六)三天前    
    1、抵达,饭店登记;    
    2、视查展览厅及场地;      
    3、咨询运输商,确定所有运送物品的抵达;   
    4、指示运输承包商将物品运送至会场;   
    5、连络所有现场服务承包商,确定一般准备就绪; 
    6、与展览组织代表连络,告知通讯方法;   

    7、访问当地顾客;      

(七)两天前      

    1、确定所有物品运送完成;    
    2、查看所订设备及所有用品的可得性及功能;  
    3、布置展位;    
    4、将所有活动节目做最后的决定;   
(八)一天前     
    1、将摊位架构、设备及用品做最的检查;   
    2、将促销用品发送直接分配中心; 
    3、与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后简报;   

(九)展览期间   

     1、尽早到会场; 

     2、于展览第一天即将新闻稿送到会场的记者通讯厅; 
     3、实地观察后尽早预约明年场地;   
     4、详细记录每一个到访客户的情况及要求,不要凭事后记忆;    
     5、对于没有把握的产品需求,不要当场允诺,及时回报总部作出合理答复,一旦应承,必须按质按期完成,以取得客户合作信心;   
     6、每日与员工进行简报;      
      7、每天将潜在商机及顾客资料送回公司,以便即时处理及回应;    
(十)展览结束   
     1、监督摊位拆除;     
     2、处理商机;     
     3、寄出谢卡; 

 参展大纲:参展目标的概括、参展计划、投入成本   公司相关资料:包括公司概况、产品概况、公司形象信息(如 VI、宣传册、多媒体资料等)  参展人员安排  展会接待计划   

展品准备:包括展会现场的展品、发放的宣传品、礼品及相关 宣传资料的准备计划  确定展览方案、

搭建公司: 联系展览公司:展会前2-3个月  ·展览方案策划,初稿提交:7-10天 

展览方案修改及确定:一周时间   ·展览搭建委托合同的签订:展会前1个月  ·展台预制:10-20天  申报展览方案及相关文件的提交 交通运输,酒店住宿安排 进馆前相关手续准备、办理  

展会活动的策划及准备:包括展台范围内、展馆相关宣传活动、 展会期间交流会、招待会等活动的安排、 准备。
   注:上述准备工作与搭建公司提交的展览解决方案相关 搭建公司将根据参展商的相关需求,作出展览解决方案。

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